Por que a Gestão de Contratos é Essencial no Procurement?

A gestão de contratos é muito importante para o processo de procurement, isso porque para uma aquisição eficiente, econômica e sustentável vários passos estão envolvidos, desde a identificação da necessidade de aquisição até o recebimento e pagamento dos produtos ou serviços adquiridos, passando pela seleção e relacionamento com fornecedores.

Vamos entender os principais pontos que fazem a gestão de contratos ser relevante para o procurement:

• Cumprimento de requisitos legais e regulatórios: A gestão adequada de contratos garante que todas as cláusulas e condições acordadas estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Isso ajuda a evitar problemas legais e litígios futuros.
• Mitigação de riscos: Uma boa gestão de contratos permite identificar, avaliar e mitigar os riscos associados às relações com os fornecedores. Isso inclui a definição de cláusulas de responsabilidade, seguro e proteção de dados, entre outros aspectos relevantes.
• Economia financeira: Através da gestão de contratos, é possível otimizar os custos e obter melhores condições comerciais com os fornecedores. Isso envolve negociação de preços, prazos de pagamento, descontos, cláusulas de reajuste, entre outros aspectos financeiros.
  Perceba que o comprador acaba tendo papel essencial junto ao jurídico na fase inicial, de confecção do contrato, porém a gestão posterior é tão importante quanto. Estar em dia com o andamento dos contratos garante a supervisão de datas, reposição de estoque e parcelas.
  
  Saiba por que é importante ter uma ferramenta de gestão de contratos
  
  Um alerta de vencimento de contrato, por exemplo, lembra o comprador que é necessário renovar ou procurar outro fornecedor para que não falte estoque, ou mesmo que ele renove e garanta alguma economia. O mesmo vale para um alerta de vencimento da parcela, lembrando do pagamento e evitando juros e gastos desnecessários.
  Esses dois alertas são possíveis de configurar no módulo de Gestão de Contratos da blueEz, além de outros controles de contrato como trava de valor da parcela, exigência de aprovação para pagamento de parcela e informação de índice de reajuste.
• Controle de prazos e entregas: A gestão de contratos permite acompanhar os prazos e garantir que as entregas ocorram conforme o acordado. Isso inclui a definição de marcos e indicadores de desempenho, bem como o estabelecimento de penalidades por atrasos ou não conformidades.
  O blueEz possui o dashboard de SLA de compras que traz a informação de maior e menor tempo de entrega, o que ajuda a análise dos fornecedores.
  
  Além de prazos e entregas, é preciso avaliar se os fornecedores estão cumprindo outras obrigações estabelecidas. Isso permite identificar oportunidades de melhoria, renegociação ou até mesmo rescisão contratual, caso necessário.

Essa gestão eficaz estabelece um ambiente transparente e estruturado, com registros claros das obrigações, responsabilidades e acordos entre as partes. Além de ser uma ferramenta para a análise de fornecedores que colabora para a constante melhoria da rede fornecedora, inclusive com resultados econômicos para a empresa como um todo.

O Módulo de Gestão de Contratos da blueEz te ajuda a fazer esse processo com o registro rápido dos contratos e a visualização facilitada de todos os documentos em um só lugar. Além dos controles de segurança e alertas de vencimento, é possível acessar todas parcelas de um contrato, vencidas ou a vencer, com a possibilidade de envio para aprovação de cada parcela e integração junto a outro ERP para emissão de título de pagamento.

Vigência, medição e alerta de vencimento ficam no módulo de contratos. Conheça o módulo de Contratos e Medições

Com apenas um clique, é feito o envio, recebimento e armazenamento de anexos, inclusive notas fiscais.

Saiba tudo sobre o módulo de contratos nesse link e fale conosco para ter todos os benefícios na sua rotina!

Se o controle de vigência e medição ainda está espalhado, Solicite uma demonstração